Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) przesyła pocztę niezawodnie i skutecznie. Aby aplikacje SMTP pracowały właściwie, wiadomość pocztowa musi być właściwie sformatowana, a proces SMTP musi być uruchomiony zarówno u klienta, jak i na serwerze.
Formaty wiadomości SMTP wymagają, aby miała ona nagłówek wiadomości i część główną. Podczas gdy część główna wiadomości może zawierać dowolną ilość tekstu, nagłówek wiadomości musi mieć właściwie sformatowany adres e-mail odbiorcy i adres nadawcy. Każda inna informacja w nagłówku jest opcjonalna.
Gdy klient wysyła e-mail, proces SMTP klienta łączy się z procesem SMTP serwera przez dobrze znany port 25. Po ustanowieniu połączenia klient próbuje wysłać e-mail do serwera przez to połączenie. Gdy serwer otrzyma wiadomość, umieszcza ją na koncie lokalnym, jeżeli odbiorca jest lokalny, lub wysyła tą wiadomość za pomocą takiego samego procesu połączenia SMTP do innego serwera pocztowego.
Docelowy serwer pocztowy może nie być dostępny on-line lub może być zajęty w czasie wysyłania wiadomości poczty elektronicznej. W przypadku występowania tego typu problemów, SMTP umieszcza wiadomości w buforze, aby wysłać je później. Serwer sprawdza okresowo kolejkę wiadomości i próbuje wysłać je ponownie. Jeżeli wiadomość nie jest doręczona po upływie określonego czasu ważności, jest zwracana do nadawcy z powodu braku możliwości doręczenia.